En PDF kan se ryddig og profesjonell ut, men likevel være vanskelig å bruke med skjermleser, tastatur eller andre hjelpemidler. Problemet oppstår ofte lenge før eksporten.

Tilgjengelighet handler derfor ikke først og fremst om å reparere en ferdig PDF. Den må bygges inn i kildedokumentet.

Start med strukturen

W3Cs WCAG2ICT-veiledning viser hvordan prinsippene i WCAG kan brukes på dokumenter utenfor nettet. I praksis betyr det at informasjonen må ha en struktur som programvare kan forstå, ikke bare en visuell form som ser riktig ut.

Et dokument som er bygget av løse tekstbokser, manuelle linjeskift og mellomtitler som bare er gjort større og fetere, blir vanskeligere å tolke og vanskeligere å rette i etterkant.

Avsnitt, overskriftsnivåer, lister og tabeller bør derfor være definert som det de faktisk er allerede i originalfilen.

Leserekkefølgen må gi mening

I en kompleks layout kan øyet bevege seg naturlig mellom overskrift, ingress, hovedtekst og faktaboks. En skjermleser er mer avhengig av dokumentets strukturelle rekkefølge.

W3C beskriver meningsfull rekkefølge som en sekvens som bevarer innholdets betydning. For taggede PDF-er gjør det taggstrukturen og leserekkefølgen til en del av selve innholdet.

Dette er særlig viktig i rapporter, brosjyrer og andre dokumenter med flere spalter, grafikk eller sideelementer. En enkel kontroll er å tenke gjennom hvordan siden ville fungert dersom alt innholdet ble lest høyt fra start til slutt.

Overskrifter skal være kodet som overskrifter

Stor skrift og fet vekt er visuelle signaler. De gjør ikke automatisk teksten til en strukturell overskrift.

Riktige overskriftsnivåer gjør det lettere å forstå hvordan dokumentet er bygget opp og å navigere mellom delene. Det samme gjelder lister og tabeller: Strukturen bør være reell, ikke bare etterlignet visuelt.

Bildets funksjon avgjør tekstalternativet

Et dekorativt bilde og en graf med viktig informasjon har ulike oppgaver.

Bilder som formidler innhold, trenger et tekstalternativ som gjør den relevante informasjonen tilgjengelig uten bildet. Rent dekorative elementer bør derimot ikke skape unødvendig støy for brukere av hjelpemidler.

Komplekse figurer kan kreve mer enn en kort alt-tekst. Da kan forklaringen ligge i brødteksten eller i en mer utfyllende beskrivelse.

Kontrollverktøy er siste ledd

InDesign og Acrobat har støtte for blant annet tagger, dokumentspråk, tittel, leserekkefølge og tilgjengelighetskontroll. Verktøyene er nyttige, men de kan ikke automatisk gjøre en dårlig organisert originalfil logisk.

Adobe understreker også at enkelte forhold må vurderes manuelt. Den mest robuste arbeidsflyten er derfor å bygge dokumentet riktig, eksportere med riktige innstillinger og bruke kontrollverktøyet som kvalitetssikring.

Norske krav gjør dette praktisk relevant

Digdir stiller krav til tekstdokumenter som offentlige virksomheter publiserer på nett, og viser til WCAG. Tilgjengeligheten avhenger blant annet av hvordan dokumentet er produsert.

Private virksomheter er ikke nødvendigvis omfattet av de samme dokumentkravene i alle situasjoner. Likevel er prinsippene nyttige for rapporter, produktark, manualer og presentasjoner fordi de gir dokumenter som er lettere å lese, navigere i og gjenbruke.

Kontroller før publisering

Før en viktig PDF publiseres, bør man blant annet sjekke:

  • at overskriftsnivåene er logiske
  • at leserekkefølgen gir mening
  • at informative bilder har gode tekstalternativer
  • at tabeller er bygget som tabeller
  • at lenketekster beskriver målet
  • at dokumentets språk og tittel er angitt
  • at tekst og kontrast er lesbare
  • at tagger og struktur følger med i eksporten
  • at en automatisk kontroll ikke finner åpenbare feil
  • at sentrale sider også fungerer ved manuell gjennomgang

En tilgjengelig PDF er med andre ord resultatet av en ryddig produksjonsprosess, ikke av en siste reparasjonsrunde.