En presentasjon kan være faglig korrekt og likevel være vanskelig å følge.

Problemet ligger ofte i informasjonsstrukturen: for mange poenger på samme nivå, lange tekstblokker, diagrammer uten tydelig konklusjon eller sider som prøver å romme alt foredragsholderen vet.

Presentasjonsdesign er derfor først og fremst informasjonsdesign.

En god presentasjon viser ikke alt avsenderen vet. Den gjør det viktigste lettere å forstå akkurat når mottakeren trenger det.

Når alt fremheves, mister innholdet retning

Komplekst stoff finnes i blant annet juss, økonomi, teknologi, strategi, tilbud og rapportering. Det er fristende å fylle hver presentasjonsside med mest mulig informasjon, men høy tetthet gjør ikke nødvendigvis budskapet tydeligere.

I en eksperimentell studie med 209 universitetsstudenter undersøkte Christof Wecker hvordan tekst på slides påvirket hva deltakerne husket. Teksttunge slides kunne trekke oppmerksomheten bort fra informasjon som bare ble formidlet muntlig, mens mer konsise slides reduserte denne effekten.

Studien betyr ikke at tekst bør fjernes. Den viser at tale, tekst og grafikk bør ha ulike roller.

Hierarki kommer før visuell pynt

Før farger, bilder og animasjoner bør hver side ha et klart svar på hva mottakeren skal forstå akkurat der.

Det innebærer å skille mellom hovedpoeng, dokumentasjon og detaljer. Noe informasjon kan flyttes til noter eller vedlegg. Noen ganger er den beste beslutningen å fjerne en slide helt.

Forskning og praksis innen faglige presentasjoner fremhever tydelig organisering, segmentering og signposting som virkemidler for å redusere unødvendig mental belastning.

I designarbeidet betyr det struktur først, form etterpå.

Presentasjonsformatet kan skjule logikken

David Farkas ved University of Washington har beskrevet hvordan standardformatet i PowerPoint kan flate ut hierarkier fordi informasjon deles i separate slides med tilsynelatende lik verdi.

Det blir særlig tydelig i kompliserte argumenter og prosesser. En juridisk vurdering eller økonomisk anbefaling kan bestå av konklusjon, begrunnelse, dokumentasjon og detaljer. Hvis alt presenteres likt, må mottakeren selv rekonstruere strukturen.

Designet kan gjøre denne logikken synlig gjennom tydelige overskrifter, konsekvent typografi, gruppering, tabeller som faktisk sammenligner og diagrammer med ett klart poeng.

Maler skal støtte innholdet

En god presentasjonsmal er mer enn forside, logo og farger.

Den bør tilby gode standardløsninger for vanlige behov: sammenligning, nøkkeltall, prosesser, bilder, tabeller, sitater og konklusjoner.

Da blir malen et arbeidsverktøy. Flere kan produsere presentasjoner som henger sammen visuelt uten å bygge hvert oppsett fra bunnen.

Redigering er en del av designjobben

Noe av det viktigste arbeidet skjer før designverktøyet åpnes.

En setning kan bli en overskrift. Fem punkter kan kanskje reduseres til tre. En stor tabell kan vise seg å inneholde ett tall som faktisk trenger oppmerksomhet.

Samtidig må presentasjonen ofte kunne redigeres videre av mennesker som ikke er designere. Visuell kvalitet må derfor balanseres mot praktisk bruk og vedlikehold.

Målet er forståelse

En sterk presentasjon trenger verken flest effekter eller minst mulig tekst.

Den trenger riktig mengde informasjon, tydelig prioritert og plassert i en rekkefølge mottakeren kan følge.

Når innholdet er komplekst, er dette en reell designoppgave: å gjøre sammenhengen synlig uten å redusere fagstoffet til slagord.