En presentasjon kan inneholde korrekt og viktig informasjon og likevel være vanskelig å forstå.
Problemet er sjelden PowerPoint i seg selv. Problemet er ofte at informasjonen mangler hierarki: for mange poenger på samme nivå, lange tekstblokker, diagrammer uten tydelig budskap eller slides som forsøker å erstatte det personen egentlig skal forklare.
Presentasjonsdesign handler derfor mindre om dekorasjon og mer om å organisere informasjon.
En god slide skal ikke vise alt man vet. Den skal hjelpe mottakeren å forstå det som er viktig akkurat nå.
Når alt er viktig, blir ingenting tydelig
Komplekst innhold finnes overalt: juss, økonomi, teknologi, strategi, tilbud, rapporter og interne beslutningsgrunnlag.
Det er fristende å få mest mulig inn på hver slide. Men det kan gjøre presentasjonen vanskeligere å følge.
I en eksperimentell studie med 209 universitetsstudenter undersøkte Christof Wecker hvordan slides påvirket hva deltakerne husket fra en presentasjon. Ordinære, teksttunge slides kunne trekke oppmerksomheten bort fra informasjon som bare ble sagt muntlig, mens mer konsise slides reduserte denne effekten.
Poenget er ikke at slides skal være tomme. Poenget er at tekst, tale og grafikk bør ha forskjellige roller.
Hierarki før pynt
Før farger, bilder og animasjoner bør presentasjonen svare på noen enklere spørsmål:
- Hva er hovedbudskapet på denne sliden?
- Hva er dokumentasjon eller detalj?
- Hva skal publikum forstå før vi går videre?
- Kan noe flyttes til appendix eller noter?
- Trenger dette egentlig en slide?
En nyere gjennomgang av forskning og praksis for faglige presentasjoner peker på eksplisitt organisering, segmentering og tydelig signposting som måter å redusere unødvendig mental belastning på.
Det stemmer godt med vanlig designarbeid: struktur først, deretter visuell form.
PowerPoint kan også flate ut strukturen
David Farkas ved University of Washington har beskrevet hvordan standardmåten PowerPoint deler informasjon i separate slides kan gjøre logiske hierarkier flatere enn de egentlig er.
Det er spesielt relevant når innholdet er komplisert.
Et juridisk argument, en teknisk prosess eller en økonomisk anbefaling består ofte av flere nivåer: konklusjon, begrunnelse, dokumentasjon og detaljer. Hvis alt behandles likt visuelt, må mottakeren selv rekonstruere strukturen.
Designeren kan gjøre denne strukturen synlig gjennom blant annet:
- tydelige overskrifter
- konsekvent typografi
- plass og gruppering
- tabeller som faktisk sammenligner
- diagrammer med ett klart poeng
- repeterbare layouts
Maler skal gjøre det lettere å gjøre riktig
En god presentasjonsmal er mer enn en forside og noen farger.
Den bør gi brukeren gode standardvalg: layouts for sammenligning, nøkkeltall, sitater, prosesser, bilder, tabeller og konklusjoner.
Da blir designet et system som flere kan bruke uten at hver presentasjon må bygges fra bunnen.
Det er spesielt nyttig i organisasjoner der mange mennesker lager tilbud, kundemøter, rapporter eller interne presentasjoner.
Målet er ikke at alle slides skal se identiske ut. Målet er at de skal føles som deler av samme virksomhet og være enkle å lese.
Redigering er en del av designjobben
Noe av det viktigste arbeidet skjer før man åpner designverktøyet.
En designer kan stille spørsmål som:
- Kan denne setningen bli en overskrift?
- Kan fem punkter bli tre?
- Trenger mottakeren hele tabellen eller bare konklusjonen?
- Hvilket tall bør få mest oppmerksomhet?
- Hvilken informasjon må fortsatt kunne redigeres av fagpersonen etterpå?
Det siste er viktig. En bedriftspresentasjon er ikke en plakat. Den må ofte leve videre, oppdateres og brukes av mennesker som ikke er designere.
Derfor må god presentasjonsdesign balansere visuell kvalitet med praktisk bruk.
Det viktigste er forståelsen
En sterk presentasjon trenger ikke flest effekter eller minst mulig tekst.
Den trenger riktig mengde informasjon, på riktig sted, med et tydelig hierarki.
Når innholdet er komplekst, blir dette en faktisk designoppgave: å hjelpe mottakeren å se sammenhengen uten å gjøre faginnholdet dummere enn det er.
Det er da PowerPoint slutter å være «bare PowerPoint» og blir informasjonsdesign.